Thuiswerken en online vergaderen. Als je 2020 zegt dan zijn dat de woorden die bij menig ondernemer direct naar voren komen. Nu klinkt online vergaderen heel eenvoudig maar menigeen heeft al ervaren hoe lastig het kan zijn. Hoe voorkom jij blunders? Tips en tricks voor professioneel overkomen tijdens een online vergadering en/of presentatie.

Er zijn genoeg grappige video’s te vinden over de blunders, irritatie en tijdverspilling van het online vergaderen. Leuk om op een vrij moment even te kijken en te lachen. Maar niet zo grappig meer als het binnen jouw bedrijf gebeurt. Goed overkomen en je tijd nuttig besteden is belangrijk om een goede indruk te maken. En focussen op wat je wil vertellen kan alleen als alles ook goed werkt natuurlijk.

Eenvoud siert

Denk jij bij online presenteren aan moeilijk, lastig en ingewikkeld. Dan gaat het daar al fout. De eerste vereiste om goed te vergaderen is dat het eenvoudig is. Apparatuur is er om je te ondersteunen in dat wat je over wil brengen. Dat betekent dus ook dat je geen whizzkid hoeft te zijn om er gebruik van te kunnen maken. Kies dus voor systemen die makkelijk te gebruiken zijn zonder ingewikkelde of lange gebruiksaanwijzingen. Iedereen binnen je bedrijf moet er gebruik van kunnen maken. Ook degene zonder technische kennis.

Laat je adviseren

In plaats van uit te gaan van wat voor apparatuur je nodig hebt, is het verstandiger (en eenvoudiger) om als uitgangspunt ‘dat wat je wil bereiken’ te nemen. Bepaal dus waarvoor je apparatuur wil gebruiken en voor wie. Als je daarna in gesprek gaat met een bedrijf dat gespecialiseerd is in online video en presentatie mogelijkheden, dan vullen zij wel voor je in wat je nodig hebt. Daarnaast hebben zij ook de kennis om door te vragen waardoor je precies dat krijgt, wat je nodig hebt. Niet meer maar ook niet minder.

We vroegen aan Roel van Gisbergen, oprichter Audiovisueel Specialist GISB waar je als bedrijf nu op moet letten. “Vooral dat de apparatuur niet ingewikkeld is. Ons motto is professionele presentatie met één druk op de knop.” zegt Van Gisbergen. “Bijna alle presentatiesystemen die wij voor klanten installeren, hebben slechts vier knoppen: aan – uit – volume harder en zachter. Een goede verbinding, een duidelijk beeld zijn het resultaat van goede apparatuur. En die moet dan ook zo makkelijk zijn, dat iedereen er mee kan werken.” Een duidelijk advies, dat we zelf niet beter kunnen omschrijven.

Tips

In principe gaat het dus niet om de tips over hoe je moet staan, niet te snel moet spreken of niet door elkaar moet praten, maar eigenlijk valt een goede presentatie of online vergadering dus met juiste apparatuur? Van Gisbergen kan dat inderdaad beamen. “Je moet je kunnen focussen op de presentatie zelf. Dat kan met onze apparatuur omdat nadat de beamer of het beeldscherm aangaat, het beamerscherm naar beneden komt, het geluid op het juiste volume wordt gezet en de ingangsbron wordt geactiveerd” zegt Van Gisbergen. “Het is een kwestie van je laptop aansluiten en je kunt presenteren.”

Kwaliteit

Naast de supersimpele techniek is er natuurlijk nog meer belangrijk. Zoals een merkonafhankelijk advies en het geloof dat het in één keer goed moet. Het is dus slim om als bedrijf te kiezen voor duurzame kwaliteit die jaren later nog steeds loopt als een trein.